Povestea facturilor deștepte. Un pic de ordine în România teancurilor de hârtii

• Acum 11 ani, trei programatori din Sibiu se întâlneau să pună la cale nu plecarea lor din România, ci o afacere prin care doreau să schimbe ceva în țara în care voiau să trăiască. După mai multe idei și speranțe prăbușite, încăpățânarea de a construi un business propriu i-a transformat în antreprenorii care au creat cel mai utilizat program de facturare și gestiune contabilă din România. Ce a făcut diferența? Au fost clienții propriului produs. Aveau în primul rând ei nevoie de un soft care să elimine timpul pierdut și încordarea completării manuale a zeci, poate sute de facturi. Și-apoi, alte 60.000 de firme din România și-au dat seama că au nevoie de așa ceva. Astăzi, Smart Bill, aplicația dezvoltată de cei trei tineri sibieni, atinge o cifră de afaceri de 4,5 milioane de lei și a depășit granițele țării.

Ioana Hasan, Radu Hasan și Mircea Căpățînă sunt trei prieteni din Sibiu pentru care, în 2007, drumul părea destul de simplu: „Terminăm Facultatea de Automatică și Calculatoare, și apoi ne facem ceva al nostru, câștigăm cât câștigăm, dar măcar suntem liberi, nu suntem angajați”. Cu acest gând și cu singura lor mare resursă – timpul – s-au apucat de treabă. Când îmi povestește toate acestea, din sediul lor situat în centrul Bucureștiului, Mircea Căpățînă spune că libertatea la care sperau în acele timpuri a fost cea mai mare naivitate a începutului. „Dar poate tocmai entuziasmul de atunci ne-a adus aici”.

Acum, compania românească Smart Bill este cel mai important furnizor de servicii SaaS (software as a service) pentru facturare din România.

Startul a fost studențesc, au mers la părinți și le-au cerut bani să-și înregistreze firma cu care plănuiau să facă web-design. „Părinții n-au fost absolut deloc încântați de idee, probabil și-ar fi dorit să mergem la serviciu, să fim și noi angajați la patron, ca aproape toți foștii noștri colegi. Dar ne-au susținut, au acceptat să ne mai țină o vreme ca pe niște studenți, doar ca să ne creștem noi ambiția asta a noastră”. Sediul social al Intelligent IT, firma pe care o au până astăzi, l-au stabilit în casa unuia dintre ei. Acolo și-au dus calculatoarele și au început să butoneze.

Ideile salvatoare vin în mijlocul crizelor

„În primele trei luni stăteam non-stop în sediul nostru de acasă de la Radu. Făceam site-uri de la structură până la design. Ni se părea că găsisem atunci calea să schimbăm tot, să revoluționăm piața din România. Că am dat lovitura. Ne calculasem și cât urma să câștigăm pe lună și când ne-a ieșit că am fi ajuns la aproximativ 1.000 de euro, eram mai mult decât mulțumiți. Astea erau așteptările și mentalitatea noastră atunci.”

Deși părea o socoteală calculată cu atenție, nu s-a concretizat niciodată. Banii pe care ar fi trebuit să-i primească într-o lună, îi primeau în șase, iar munca lor de nopți întregi ajungea să nu fie răsplătită cu nimic. „Acum știu că cea mai mare greșeală pe care o fac antreprenorii la început este să spună «da» la orice. Ăsta este sfatul pe care l-am dat tot timpul celor care se pregătesc să-și deschidă o afacere. Să știe când să mai și refuze ceea ce le cere clientul”.

Alex a fost primul lor client, același Alex care acum este unul dintre cei mai importanți membri din echipa Smart Bill. Într-una din întâlnirile cu el, au ajuns din nou în fața teancului de facturi pe care trebuia să scrie, fără să aibă voie să greșească. „Pentru noi era înfiorător, trebuia să mergem la tipografie cu actele firmei, să cerem un facturier și se știa că Intelligent IT are facturierul cu seria X. Completam de fiecare dată facturile cu emoții, pentru că era «pe curat» și la orice greșeală trebuia să tai factura cu o linie și să scrii mare «Anulat». Și atunci am zis să nu ne mai chinuim, să ne facem un soft prin care să emitem facturi de pe calculator, să ne fie nouă mai ușor.”

A fost o poticnire care a dus la căutarea unei soluții. În mijlocul unei afaceri în care construiau site-uri, și-au dat seama că se împiedicau de o formalitate birocratică pentru care puteau găsi o rezolvare ca niște programatori: să creeze un soft care să răspundă întocmai nevoii lor de a digitaliza facturile.

Aici a fost kilometrul 0 pentru Smart Bill. Iar gândul că un soft de facturare online le-ar putea face viața mai ușoară și altor firme care se confruntau cu aceleași probleme ca și ei a fost începutul unei afaceri care în cei 11 ani de evoluție a avut aproximativ 60.000 de clienți, 20% din firmele existente în România.

Unde ne aflam

Suntem în 2007, România tocmai a intrat în Uniunea Europeană și e nepregătită pentru afacerile inovatoare care apar pe internet. Orice încercare a antreprenorilor de a scrie codurile din spatele unor programe pe care să le vândă e un pionierat, o serie de experimente pentru care sunt nevoiți să fie autodidacți, să învețe mersul lucrurilor direct din mijlocul lor.

Intrarea în UE a adus o noutate și în domeniul birocratic: devenea legal ca facturile să poată fi emise și de pe calculator, nu doar scrise cu pixul, pe o hârtie tipizată. Până în acel moment de la începutul anului 2007, nu exista conceptul de „soft de facturare online” în România. La colț de stradă încă mai vedeai femei vânturând în aer un facturier și rostind plictisite „Facturi, facturi, facturi!“. Cam asta era atmosfera din perioada începutului. Nu aveau nici măcar un model din afară pe care să-l copieze. Aveau doar o idee, o nevoie și multe cunoștințe pe care și-au găsit energia să le concretizeze într-un produs IT. Radu și Ioana Hasan și-au dedicat apoi câteva săptămâni în șir codului care a stat la baza Smart Bill, au încercat să imite o factură din hârtie, dar pe care firma să o poată personaliza cu logo propriu.

După multe ezitări depășite, soluții scornite din nimic, în absența oricărui model, și până la lansarea Smart Bill, și-au dat seama că nu vor fi în niciun caz primii care vor aduce pe piață un astfel de produs. Cu timpul, au început să apară zeci de programe de facturare. „Am zis de nenumărate ori «gata, nu mai facem nimic». Mereu am regretat că nu ne-am apucat mai devreme, să avem totul pregătit la 1 ianuarie 2007.”

N-au renunțat, iar pe 13 aprilie 2007 apărea Smart Bill, prima versiune de desktop, care putea fi descărcată și cumpărată cu o licență pe viață. Un model de business care nu avea cum să genereze foarte mulți bani, pentru că nu exista profit recurent, iar toată miza stătea în aducerea noilor clienți. „Veneau bani foarte puțini, omul cumpăra o singură dată programul și avea actualizări și suport pentru totdeauna. Așa era moda atunci, cu licențele pe viață.”

[perfectpullquote align=”full” cite=”Mircea Căpățînă, cofondator Smart Bill” link=”” color=”” class=”” size=””]NOI NU NE-AM CONSTRUIT BUSINESS-UL CU GÂNDUL LA PROFIT. NU NE-AM GÂNDIT DELOC CUM SĂ FACEM SĂ FIE MAI PROFITABIL, CI CUM SĂ FACEM CA PRODUSUL SĂ FIE CÂT MAI UTIL.[/perfectpullquote]

Fără să aibă vreo experiență sau să cunoască piața, echipa celor trei a intuit un singur lucru: oamenii au nevoie de un program care să funcționeze constant, fără să le dea bătăi de cap. Le-a fost simplu să se pună în pielea clientului, a celui care avea nevoie de acest serviciu, pentru că și ei, la rândul lor, erau clienții propriului produs. Cu această rețetă au plecat și o păstrează și astăzi. Un produs făcut de antreprenori pentru antreprenori. Ideile noi le veneau de la cei care foloseau sistemul, îi sunau și le spuneau ce lipsuri are Smart Bill.

„Am înțeles că omul intră pe internet, ne dă o bucățică din viața lui, și în bucățica aia trebuie să-l conving să petreacă ceva timp și-apoi să spună «Băi, vă dau și bani pentru munca voastră»”.

Deși aveau concurente alte câteva zeci de softuri similare, au reușit ca în trei luni să ajungă pe primul loc în motoarele de căutare. Cu toate acestea, Mircea Căpățînă ne povestește că până în 2014, versiunea licenței pe viață îi obliga să aibă minimum 400 de clienți noi pe lună. Dacă acest număr nu era atins, ei ajungeau să iasă pe minus. Timp de 7 ani au supraviețuit anevoios la granița dintre plus și minus. Așa că au căutat și alte moduri de a câștiga bani.

Căutările antreprenorului în România

Soluția pe care au găsit-o a fost să bată la ușile primăriilor din comunele din Sibiu, cu întrebarea „N-aveți nevoie de cineva care să vă facă site?”. Așa au ajuns să vadă tot județul Sibiu și să creeze site-uri pentru 31 de primării din județ. Au inventat apoi un soft foarte complex, prin care școlile puteau să-și facă orarele extrem de ușor, însă interesul de cumpărare a fost minim. Și-au mai încercat norocul și cunoștințele de programare și cu o platformă unde utilizatorii își puteau construi propriul site, însă românii nu avea chef de așa ceva, așa că nici această afacere nu a dat roade.

O afacere care se autofinanța

În tot acest timp, Smart Bill creștea. Momentul de revelație sau momentul „aha” cum l-a numit Mircea Căpățînă, a fost în 2009, când o conferință dedicată specialiștilor în IT i-a pus față în față cu profesioniști din domeniu din mai multe țări ale lumii. Atunci au înțeles că nu erau singuri – singurii care aveau problemele pe care le aveau ei, care căutau soluțiile pe care le căutau și ei și, ceea ce era și mai important, găsiseră în sfârșit o sursă de inspirație. Din acel moment, toate resursele lor au fost îndreptate către Smart Bill.

În 2012, echipa a început să se mărească și deja aveau două sedii, unul în București, unde le era mai ușor să recruteze personal și unul acasă, în Sibiu. Doi ani mai târziu, se lansa versiunea de cloud a Smart Bill, cu licențe lunare sau anuale și cu acces permanent către mai mulți utilizatori simultan. Firmele pot acum să emită facturi, chitanțe, avize și proforme în maximum 30 de secunde.

În plus, platforma poate fi folosită cu ușurință și de pe alte dispozitive (smartphone-uri și tablete) cu o securitate sporită.

În 2016, o finanțare de peste un milion de euro de la un fond privat de investiții i-a susținut să-și crească afacerea, iar în prezent, Smart Bill are o echipă de peste 50 de oameni, care lucrează atât în birourile din București, cât și în cel din Sibiu. De un an au pătruns și pe piața din India, cu un soft de facturare numit Sleek Bill, care a ajuns pe primul loc în rezultatele motoarelor de căutare și care produce încasări de 30 de mii de euro pe lună. Un experiment despre care spun că începe să funcționeze din ce în ce mai bine.

Estimarea lor este că, anual, prin Smart Bill sunt facturați aproximativ doua miliarde de euro. Iar planul este ca în cel mult două luni să lanseze și un soft care să permită integrarea facturilor direct într-un sistem special de contabilitate.

O idee care să le facă viața mai ușoară a trei antreprenori la început de drum aduce și astăzi reacții, din partea clienților, precum: „N-aș mai putea să mă descurc fără Smart Bill”. Acum 11 ani, au fost ei trei care au pornit de la o necesitate, au găsit o soluție și au răspândit-o pentru a face lucrurile să meargă mai bine. „Oricine poate face lumea mai bună dacă găsește metoda ideală să sincronizeze o nevoie a sa, individuală, cu cea a unei piețe largi“.

Acest articol face parte din proiectul editorial „Romanian stories“, realizat cu sprijinul UniCredit Bank.